PHƯƠNG PHÁP LEAN TRONG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

PHƯƠNG PHÁP LEAN TRONG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Cắt giảm chi phí hiệu quả với mô hình Lean

Cắt giảm chi phí là một công việc nhạy cảm, có thể dẫn đến nhiều hậu quả nếu không được thực hiện đúng cách. Trong bối cảnh ngành sản xuất hiện nay, doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc "cắt giảm chi phí" hơn là "tăng doanh thu". Một khách hàng đã chia sẻ: “Trong sản xuất, chỉ cần cắt giảm 1% chi phí cũng là điều rất quý”.

Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí không hề đơn giản. Nếu thực hiện sai, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm, làm suy giảm doanh thu và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Cắt giảm chi phí đúng cách đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân sự vào các hoạt động không cần thiết. Mô hình Lean, một phương pháp quản lý vận hành hiệu quả, chính là giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện điều này. Lean tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, sản xuất đúng mức và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

Trong các bài viết tiếp theo, sẽ đi sâu vào ứng dụng mô hình Lean trong việc cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp sản xuất, kèm theo một số case study để doanh nghiệp có thể tham khảo thêm. Hãy cùng theo dõi!

1. Tổng quan về mô hình Lean

1.1. Lean là gì?

Lean là mô hình quản trị theo triết lý tinh gọn, bắt nguồn từ lĩnh vực sản xuất và đã được mở rộng ra nhiều ngành nghề khác. Mô hình này tập trung vào việc tăng năng suất và giảm lãng phí trong quy trình sản xuất.

1.2. Nguồn gốc

Vào những năm 1980, các công ty sản xuất phương Tây nhận thấy sự cạnh tranh khó khăn từ các công ty Nhật Bản. Một nghiên cứu đã được thực hiện để so sánh Toyota – công ty sản xuất ô tô hàng đầu Nhật Bản, với các nhà sản xuất ở Mỹ và Châu Âu. Kết quả cho thấy Toyota chú trọng vào việc "loại bỏ tối đa các lãng phí và thời gian trong sản xuất" để tăng lợi nhuận, thay vì sản xuất hàng loạt. Từ đó, thuật ngữ Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) hay Toyota Production System ra đời.

1.3. Khác biệt giữa mô hình Lean và mô hình sản xuất truyền thống

Khác biệt	Sản xuất truyền thống	Sản xuất Lean
Triết lý	Tối đa hóa sự sẵn có của tài nguyên và sản xuất hàng loạt.	Tạo ra giá trị cho khách hàng, loại bỏ lãng phí.
Chiến lược	Dự báo doanh số (Chiến lược đẩy).	Nhu cầu của khách hàng (Chiến lược kéo).
Tầm nhìn và mục tiêu	Lợi nhuận ngắn hạn, tăng cường năng suất.	Tạo giá trị lâu dài, tăng chất lượng và môi trường làm việc.
Quy trình sản xuất	Quy trình tĩnh, không linh hoạt, với sự tách rời các công đoạn.	Quy trình linh hoạt, liên kết các công đoạn, tránh lãng phí.
Đổi mới và cải tiến	Các vấn đề được nhìn nhận tiêu cực, không thay đổi nếu ổn định.	Vấn đề là cơ hội cải tiến, liên tục cải tiến quy trình và con người.

2. 5 nguyên tắc của Lean giúp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Mô hình Lean giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 nguyên tắc cốt lõi của Lean:

1. Xác định giá trị: Hiểu rõ giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng.
2. Loại bỏ lãng phí: Nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
3. Tạo dòng chảy liên tục: Thiết lập quy trình sản xuất liên tục để giảm thời gian chờ đợi và tồn kho.
4. Thiết lập hệ thống kéo: Sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng thay vì dự báo.
5. Cải tiến liên tục: Luôn tìm kiếm cơ hội cải tiến trong mọi quy trình và hoạt động.

Những nguyên tắc này không chỉ giúp cắt giảm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp sản xuất.

5 Nguyên tắc của Lean giúp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Nguyên tắc 1 – Tập trung vào quy trình

Trọng tâm của mọi thay đổi và cải tiến trong phương pháp Lean đều nằm ở quy trình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, quy trình quyết định nguồn lực sử dụng, thời gian và chất lượng sản phẩm. Việc tối ưu hóa quy trình giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

Nguyên tắc 2 – Tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí

Trong Lean, lãng phí được định nghĩa là những hành động không tạo ra giá trị. Mục tiêu là loại bỏ các lãng phí này và tăng cường giá trị mang lại cho khách hàng, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Lean nhấn mạnh việc tăng cường giá trị mà không cần chi tiêu nhiều hơn.

Nguyên tắc 3 – Tiêu chuẩn hóa công việc

Doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ liên quan đến thời gian, kết quả và quy trình xử lý. Tiêu chuẩn hóa giúp đạt được chất lượng sản phẩm nhất quán và giảm chi phí phát sinh từ sản phẩm lỗi.

Nguyên tắc 4 – Tạo dòng chảy

"Dòng chảy" đề cập đến quy trình mà sản phẩm di chuyển qua từng bước theo một trình tự xác định. Khi quy trình được thiết lập một cách tuần tự và theo tốc độ yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, thời gian chờ và tăng tính linh hoạt.

Nguyên tắc 5 – Giải quyết vấn đề nhanh chóng

Trong Lean, vấn đề được coi là cơ hội để cải tiến. Thay vì vội vàng đưa ra giải pháp, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình khoa học Plan-Do-Check-Act. Điều này bao gồm xác định nguyên nhân gốc rễ, phát triển và triển khai giải pháp, kiểm tra kết quả và áp dụng phương pháp mới. Nhờ vậy, các nút thắt được giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Những nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

 

3. Ứng dụng mô hình Lean nhận diện 8 loại lãng phí trong sản xuất

Khi áp dụng mô hình Lean, doanh nghiệp có thể nhận diện chính xác các khoản lãng phí đang tồn tại trong quy trình sản xuất. Việc xác định đúng các loại lãng phí giúp doanh nghiệp cắt giảm hiệu quả mà không ảnh hưởng đến các chi phí thiết yếu.

Dựa trên nghiên cứu của Jean Cunningham và các cộng sự từ Lean Enterprise Institute, mô hình tổng hợp 8 loại lãng phí trong sản xuất được gọi là D.O.W.N.T.I.M.E, bao gồm:

1. D – Defects (Sai sót): Các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, cần phải sửa chữa hoặc loại bỏ, gây tốn kém thời gian và tài nguyên.

2. O – Overproduction (Sản xuất dư thừa): Sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế của khách hàng, dẫn đến tồn kho và chi phí lưu trữ cao.

3. W – Waiting (Thời gian chờ): Thời gian mà sản phẩm hoặc nhân viên phải chờ đợi, không tạo ra giá trị, làm giảm hiệu suất và gia tăng thời gian sản xuất.

4. N – Non-utilized talent (Tài năng không được sử dụng): Không khai thác hết khả năng và kỹ năng của nhân viên, dẫn đến lãng phí nguồn lực con người.

5. T – Transportation (Vận chuyển): Di chuyển sản phẩm, nguyên liệu giữa các công đoạn sản xuất mà không tạo ra giá trị gia tăng, gây tốn kém thời gian và chi phí.

6. I – Inventory (Tồn kho): Lượng hàng hóa chưa được bán hoặc chưa được sử dụng, làm tăng chi phí lưu trữ và có thể dẫn đến hư hỏng hoặc lỗi thời.

7. M – Motion (Chuyển động): Các chuyển động không cần thiết của nhân viên trong quá trình làm việc, như đi lại quá nhiều để lấy dụng cụ hoặc vật liệu.

8. E – Excess processing (Xử lý thừa): Các bước hoặc quy trình không cần thiết trong sản xuất, không tạo ra giá trị cho khách hàng và gây lãng phí tài nguyên.

Nhận diện và loại bỏ những loại lãng phí này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.

4. Case study ứng dụng mô hình Lean trong sản xuất để cắt giảm chi phí

Khi nhắc đến doanh nghiệp ứng dụng mô hình Lean thành công, Toyota thường là cái tên nổi bật. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể "copy-paste" mô hình của Toyota và đạt được hiệu quả tương tự. Thay vào đó, chúng tôi sẽ giới thiệu một doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa, gần gũi hơn với thực tế của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng

Tình huống ban đầu: Doanh nghiệp này chuyên sản xuất các sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng, nhưng thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí sản xuất và thời gian giao hàng. Các vấn đề như tồn kho cao, thời gian chờ đợi lâu, và năng suất lao động không ổn định đã ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Ứng dụng mô hình Lean

1. Tập trung vào quy trình: Doanh nghiệp đã tiến hành phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất, xác định các bước không cần thiết và loại bỏ chúng. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2. Tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí: Họ đã xác định và loại bỏ các loại lãng phí theo mô hình D.O.W.N.T.I.M.E. Những sai sót trong sản phẩm và thời gian chờ đợi được giảm thiểu thông qua việc cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng.

3. Tiêu chuẩn hóa công việc: Doanh nghiệp thiết lập các tiêu chuẩn cho từng công đoạn sản xuất, bao gồm thời gian, quy trình và kết quả đầu ra. Việc này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng nhất và dễ dàng huấn luyện nhân viên mới.

4. Tạo dòng chảy: Họ đã cải thiện luồng sản phẩm trong nhà máy bằng cách sắp xếp lại bố trí thiết bị và công đoạn sản xuất. Quy trình sản xuất được thiết lập để sản phẩm di chuyển liên tục, từ đó giảm thiểu thời gian tồn đọng.

5. Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Doanh nghiệp đã áp dụng quy trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) để giải quyết các vấn đề phát sinh. Thay vì chỉ tập trung vào giải pháp tạm thời, họ phân tích nguyên nhân gốc rễ và triển khai các biện pháp cải tiến bền vững.

Kết quả đạt được

• Giảm chi phí sản xuất: Doanh nghiệp đã giảm thiểu được 15% chi phí sản xuất nhờ vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm 30%, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng năng suất: Thời gian giao hàng được rút ngắn, giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn và tăng khả năng cạnh tranh.

Kết luận

Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng này đã chứng minh rằng mô hình Lean không chỉ dành riêng cho những tập đoàn lớn như Toyota. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Lean một cách linh hoạt và phù hợp với quy mô của mình, doanh nghiệp đã có thể cắt giảm chi phí hiệu quả và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Thrustmaster là một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng, chuyên sản xuất các loại bánh xe đua phản hồi lực. Trong những năm gần đây khi cảm nhận được sự gia tăng nhanh chóng của nhiều đối thủ cạnh tranh, cùng với đó là sự tăng giá đột ngột của nhiều nguyên vật liệu, Thrustmaster đặt ra các mục tiêu nhằm củng cố lợi thế cạnh tranh, đó là:

• Cải thiện chất lượng sản phẩm.
• Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
• Giữ nguyên giá thành sản phẩm bằng cách cắt giảm hoặc ổn định chi phí luôn nằm trong mức dự trù ban đầu.

Nhờ sự gợi ý của các chuyên gia cải tiến, Thrustmaster đã triển khai ứng dụng mô hình Lean trong 18 tháng để giải quyết các vấn đề này.

Case Study: Ứng dụng mô hình Lean tại Thrustmaster

Trước khi Triển Khai

Trước khi bắt tay vào triển khai mô hình Lean, Thrustmaster đã lập ra một danh sách các câu hỏi quan trọng cần phải trả lời:

• Động lực thay đổi:

  • Mục tiêu của chúng ta là gì?
  • Vấn đề chúng ta đang cố gắng giải quyết để hiện thực hóa mục tiêu là gì?

• Cải thiện hệ thống:

  • Hệ thống quản lý nào phù hợp để giải quyết vấn đề?
  • Chúng ta làm thế nào để mang lại những cải thiện?

• Phát triển năng lực:

  • Vai trò lãnh đạo là gì?
  • Chúng ta phát triển năng lực hiện có như thế nào?

Vấn đề Doanh Nghiệp Gặp Phải

Thrustmaster nhận thấy có rất ít quy trình được thực hiện đúng chuẩn, dẫn đến việc cấp quản lý không thể nắm bắt tình hình sử dụng nguyên vật liệu và tiến độ sản xuất. Tổng thời gian di chuyển các mảnh bộ phận và nguyên vật liệu mất tới 10 giờ, không mang lại giá trị gia tăng và tạo ra lãng phí.

Nhận diện Lãng phí

Ba loại lãng phí hiện rõ trong quy trình sản xuất:

1. Lãng phí từ quy trình: Không thực hiện đúng quy trình dẫn đến chất lượng sản phẩm kém.
2. Lãng phí do sai lỗi: Không kiểm soát được việc xử lý, dẫn đến sản phẩm lỗi.
3. Lãng phí do vận chuyển: Thời gian di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm quá cao.

Hệ thống Quản lý Phù hợp

Doanh nghiệp quyết định chuyển sang quản lý theo từng mã sản phẩm thay vì theo mô hình dây chuyền. Điều này giúp chia nguồn lực và không gian theo các sản phẩm cụ thể, cải tiến quy trình lắp ráp.

Những Cải Thiện Doanh Nghiệp Áp Dụng

1. Chuẩn hóa công việc, quy trình:

   • Ghi lại chính xác cách lắp ráp từng mã sản phẩm.
   • Phân bổ lại các bước và tiêu chuẩn hóa quy trình lắp ráp.

2. Tổ chức lại khu vực lắp ráp:

   • Sắp xếp lại không gian lắp ráp theo trình tự các bước trong quy trình.
   • Nguyên vật liệu được sắp xếp dễ dàng tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian.

3. Quản lý trực quan:

   • Sử dụng bảng biểu để theo dõi tình trạng sử dụng máy móc, công việc cần làm.
   • Cấp quản lý dễ dàng theo dõi tình hình công việc của nhân viên.

Quản lý Hoạt động Cải tiến

• Thành lập ban cải tiến để thu thập số liệu và đánh giá tình hình thực hiện.
• Ứng dụng mô hình D.O.W.N.T.I.M.E để nhận diện lãng phí.
• Thực hiện cải tiến theo vòng lặp Plan-Do-Check-Act.

Kết quả Đạt được

Sau 18 tháng, Thrustmaster đạt được những kết quả ấn tượng:

• Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn (First-pass yield - FPY): Tăng lên 90%.
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: Cũng đạt 90%.
• Chi phí sản xuất: Đảm bảo luôn nằm trong mức xác định hoặc thấp hơn.

Kết Luận

Case study này cung cấp thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng tại Việt Nam, cho thấy cách ứng dụng mô hình Lean có thể mang lại hiệu quả trong việc cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

5. Làm thế nào để phát huy hiệu quả mô hình Lean trong doanh nghiệp của bạn?

Để phát huy hiệu quả mô hình Lean, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố cốt lõi. Dưới đây là 6 yếu tố quan trọng giúp ứng dụng Lean thành công, dựa trên kinh nghiệm từ các case study nổi bật như Thrustmaster, Toyota, Nike và Intel.

1. Có mục tiêu chiến lược rõ ràng

Doanh nghiệp cần xác định rằng Lean không chỉ là một chiến lược riêng lẻ mà là một phương pháp hỗ trợ đạt được các mục tiêu chiến lược. Điều này bao gồm:

• Xác định mục tiêu cụ thể: Doanh nghiệp cần có các mục tiêu rõ ràng về hiệu suất, chất lượng và chi phí.
• Truyền đạt tầm quan trọng: Giúp toàn bộ nhân viên hiểu rõ vai trò của Lean trong việc đạt được những mục tiêu đó, từ đó tạo động lực cho việc thực hiện Lean.

2. Cam kết từ lãnh đạo

Sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo là yếu tố quyết định đến thành công của Lean. Lãnh đạo cần:

• Tham gia tích cực: Thể hiện sự ủng hộ thông qua hành động và quyết định.
• Tạo môi trường khuyến khích: Khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động cải tiến và đưa ra ý kiến.

3. Đào tạo và phát triển năng lực

Để triển khai Lean hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo:

• Đào tạo nhân viên: Cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết về mô hình Lean và các công cụ cải tiến.
• Phát triển văn hóa cải tiến: Khuyến khích nhân viên chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến trong công việc hàng ngày.

4. Tập trung vào quy trình

Doanh nghiệp cần phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất:

• Tạo quy trình chuẩn: Thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và dễ hiểu.
• Theo dõi và đánh giá: Định kỳ kiểm tra để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và hiệu quả.

5. Thực hiện cải tiến liên tục

Cải tiến không bao giờ dừng lại. Doanh nghiệp nên:

• Theo dõi kết quả: Đánh giá hiệu quả của các cải tiến đã thực hiện.
• Khuyến khích phản hồi: Lắng nghe ý kiến của nhân viên để điều chỉnh và hoàn thiện quy trình.

6. Quản lý trực quan

Sử dụng các công cụ quản lý trực quan để theo dõi tiến độ và hiệu suất:

• Bảng biểu và biểu đồ: Giúp dễ dàng theo dõi tình trạng sản xuất và công việc cần làm.
• Thông tin rõ ràng: Đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Kết luận

Bằng cách chú ý đến những yếu tố này, doanh nghiệp có thể phát huy hiệu quả mô hình Lean, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và giảm thiểu lãng phí. Sự chủ động và cam kết từ toàn bộ tổ chức sẽ là chìa khóa để ứng dụng Lean thành công.

1. Lãnh đạo kiên định với Lean

Sự tinh gọn không phải là một lựa chọn mà là một phương pháp cần sự cam kết từ lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo cần:

• Truyền đạt tầm nhìn rõ ràng về ứng dụng Lean.
• Thường xuyên hiện diện tại các xưởng sản xuất để nắm bắt thực tế.
• Thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên tuyến đầu và khuyến khích họ.
• Khi gặp vấn đề, hãy tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ trích nhân viên.

2. Vạch ra chuỗi giá trị

Để nhận diện lãng phí trong doanh nghiệp, cần:

• Vạch ra chuỗi giá trị từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khâu giao thành phẩm.
• Sử dụng chuỗi giá trị đúng cách sẽ giúp xác định lộ trình cải tiến rõ ràng và đơn giản, tránh việc bị xao nhãng.

3. Đặt tiêu chuẩn rõ ràng

Tiêu chuẩn hóa là nền tảng của mô hình Lean:

• Bắt đầu với 5S để chuẩn hóa nơi làm việc.
• Tiêu chuẩn hóa công việc từ các phần việc quan trọng nhất.
• Việc này sẽ ổn định quy trình sản xuất, mang lại chất lượng sản phẩm nhất quán.

4. Phát triển các lãnh đạo tuyến đầu

Lãnh đạo tuyến đầu có ảnh hưởng lớn đến văn hóa cải tiến:

• Cung cấp cho họ các công cụ quản lý và đào tạo kỹ năng lãnh đạo.
• Giúp họ hiểu rõ về cải tiến để tạo ra nhiều “lực đẩy cải tiến” trong nội bộ.

5. Phân bổ nguồn lực hợp lý

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ứng dụng Lean vì thiếu nguồn lực:

• Đảm bảo có đủ nguồn lực nội bộ để tham gia vào hoạt động Lean.
• Có thể thuê ngoài đội tư vấn hoặc chuyên gia về Lean.
• Sử dụng các công cụ phần mềm để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Tạm kết

Trong ngành sản xuất, Lean là một trong những giải pháp hàng đầu giúp cắt giảm chi phí. Hy vọng rằng với những kinh nghiệm và case study thành công, doanh nghiệp của bạn sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích để ứng dụng Lean hiệu quả.

Đừng quên chia sẻ bài viết này với những người có cùng mối quan tâm nhé!